Assistant(e) Direction Juridique Senior - Ile de France

Description de l'entreprise

Sopra HR Software, acteur global des Ressources Humaines, offre l’un des portefeuilles de services et de solutions les plus complets du marché. Pilotage et transformation RH, paie, conformité, gestion des talents dans un contexte local et international, Sopra HR accompagne plus de 850 clients des secteurs public et privé, en mode Cloud ou On-Premise, dans leur transformation digitale.

Sopra HR investit dans le développement de ses collaborateurs grâce à des dispositifs d’accompagnement et de formation tels que MyTalentPartner, Click to Learn et Sopra Academy.

Description du poste

Au sein de la Direction Juridique de Sopra HR Software, vous occupez un rôle central dans l’organisation et la coordination du département. Vous assurez le suivi administratif et contractuel des dossiers, contribuez à la circulation de l’information et veillez à la fiabilité des documents et processus.

Vous interagissez avec les équipes juridiques, commerciales, opérationnelles et financières.

Vos principales missions

Administration contractuelle

• Piloter le suivi administratif des contrats et avenants.
• Organiser les circuits de validation et de signature, notamment via DocuSign.
• Assurer les relances, le contrôle des documents signés et leur archivage.
• Tenir à jour les référentiels contractuels et documentaires.
• Participer au suivi administratif des documents liés à la protection des données.

Support à l’activité juridique

• Assurer le traitement et le suivi des Fiches de Validation Juridique.
• Faciliter les échanges entre la Direction Juridique et les équipes opérationnelles.
• Suivre les échéances, dossiers et actions à réaliser.
• Contribuer à la mise en œuvre des procédures internes.

Marchés publics et appels d’offres

• Préparer et transmettre les documents administratifs nécessaires.
• Assurer le suivi des dossiers et des demandes de pièces complémentaires.
• Accompagner les équipes commerciales et avant-vente.

Gestion documentaire et conformité

• Organiser et fiabiliser le classement et l’archivage des documents juridiques.
• Administrer les espaces documentaires et référentiels.
• Mettre à jour les plateformes de conformité fournisseurs, notamment Provigis et e-Attestations.
• Suivre les échéances des documents administratifs obligatoires.

Gestion administrative et budgétaire

• Suivre les commandes, factures et dépenses du département.
• Assurer le suivi des honoraires des cabinets d’avocats et conseils externes.
• Coordonner les échanges avec les équipes financières.

Assistanat et suivi d’activité

• Assurer l’assistanat quotidien de la Direction Juridique : agenda, réunions, déplacements et correspondances.
• Préparer les reportings et tableaux de suivi.
• Assurer le suivi administratif des CRA et les relances nécessaires.

Qualifications

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre sens du service. Vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle, respecter les délais et travailler avec des interlocuteurs variés.

Vous avez entre 5 et 8 ans d’expérience sur un poste similaire et êtes à l’aise avec :

• La gestion administrative et documentaire.
• Le suivi de contrats et de signatures.
• Les outils bureautiques et digitaux.
• La coordination et les relances.
• Les environnements nécessitant confidentialité, fiabilité et discrétion.

Une expérience en assistanat juridique, assistanat de direction ou administration contractuelle est un véritable atout.

Informations supplémentaires

Sopra HR Software est un employeur inclusif et engagé qui œuvre contre toute forme de discrimination et favorise un environnement de travail respectueux, la mixité et la diversité.